176 lines
11 KiB
Markdown
176 lines
11 KiB
Markdown
---
|
|
categories:
|
|
- events
|
|
content_types:
|
|
- article
|
|
date: 2023-06-16T16:41:30+02:00
|
|
description: "All information related to our Call for Proposals (CFP) is listed on this page, including tips on how to convince our programme committee and event visitors."
|
|
review:
|
|
last_review: 2023-11-19
|
|
reviewed_by: michael-boelen
|
|
period: 365
|
|
url: /events/nluug/cfp/
|
|
tags:
|
|
- cfp
|
|
title: "Call for Proposals"
|
|
is_event: false
|
|
---
|
|
|
|
We would like to be open about our Call for Proposals (CFP) process. This page describes how our programme committee works and what we like to offer to our speakers. This includes tips to provide an even more convincing submission, so that the chance increases your talk is being accepted.
|
|
|
|
## Subjects
|
|
|
|
For our conferences we like the following subjects (and more):
|
|
|
|
* Automation
|
|
* Content Management Systems (CMS)
|
|
* Configuration management
|
|
* Cryptography and crypto analysis
|
|
* Databases
|
|
* Home automation
|
|
* Information security
|
|
* Internet (standards, technical aspects)
|
|
* Interesting events and historie
|
|
* Netwerk (analyze, firewalls)
|
|
* Open source
|
|
* Open standards
|
|
* Operating systems
|
|
* Programming languages
|
|
* Privacy
|
|
* Software development
|
|
* Tools
|
|
* Web technology
|
|
|
|
This list is just an indication of the topics that we typically like to see. But other topics can be still interesting, especially if they are related to recent events or ongoing developments within our field of expertise.
|
|
|
|
## Format
|
|
|
|
A default speaker slot is 45 minutes. This includes the time to answer questions. Workshops are typically two slots, so 90 minutes in total.
|
|
|
|
## Audience
|
|
|
|
Our audience is technical oriented and includes generalists and specialists. Most have affinity with system administration, often with additional knowledge or specialization. Within this audience we also have people who have a primary focus on software development, while others have management experience or doing project management. Information security is another common interest area for our audience.
|
|
|
|
## What do we offer speakers?
|
|
|
|
Speakers will receive the following benefits:
|
|
* Free access to our conference
|
|
* Lunch, coffee/tea/beverages
|
|
* Invitation to join our speakers dinner
|
|
|
|
### Hardware
|
|
|
|
By default we have a wireless microphone, big screen with HDMI input and timer. Most speakers use their own notebook, but when needed our organization can provide one. For specific wishes, including other input options, the speaker can consult with our organization to see what is possible.
|
|
|
|
### Location and facilities
|
|
|
|
There is an internet connection available within the hotel. Stability of this connection is not guaranteed. We advise speakers to be careful with presentations that rely on a steady internet connection, especially when doing a live demo. Where possible use local resources on your notebook.
|
|
|
|
We can assist speakers with travel and their stay. Our goal is that speakers don't have to make costs to present at our conference, or at least to limit it as much as possible. Together with the speaker we look at the options. Such arrangments should therefore always been discussed upfront.
|
|
|
|
## Tips for speakers
|
|
|
|
We would like to give everyone a good shot in getting selected. Below are tips that may (strongly) increase your chances.
|
|
|
|
### Basics: title, asbstract, biography, photo
|
|
|
|
The best submission has a great title and a captivating abstract. The first audience to convice is our programme committee. Upon selection, the conference visitors are the next audience to be convinced. So a good and enticing abstract is as important as a well-prepared talk!
|
|
|
|
#### Abstract
|
|
|
|
The abstract itself tells more about the talk itself. Some generic tips:
|
|
|
|
* Write the abstract like how you would describe the talk to a friend
|
|
* Abstracts shouldn't be too long, but at least 10 sentences or more are needed to give readers a good insight on what to expect
|
|
* Keep things light and add humour where possible
|
|
* Focus on readability, so lines should not be too long. Also be careful with terminology and abbreviations, or at least describe them first.
|
|
* Check your text and use a grammar checker
|
|
* Let others proofread and provide feedback
|
|
|
|
To get the attention of the audience, a well-written abstract should answer the following questions:
|
|
|
|
* What is the goal of the presentation?
|
|
* What will I learn when attending it?
|
|
* What is the requirement level of the subject (beginner, novice, expert)?
|
|
* Is some knowledge required and a prerequisite?
|
|
* What is spoken language of the talk?
|
|
|
|
#### Title
|
|
|
|
An abstract requires a title. This should entice, yet give a clear indication what the subject is about. Simplicity is often the best, but also humour might have a good place here. Don't make the title too long, while still covering the subject focus properly.
|
|
|
|
#### Biografie
|
|
|
|
De programmacommissie en onze bezoekers willen weten wie een spreker is. Waarom is dit de juiste persoon om iets over een bepaald onderwerp te vertellen? Het is daarom raadzaam om je biografie aan te passen aan het onderwerp en relevante ervaringen te vermelden. Uiteraard willen we graag wat meer weten over jou als spreker. Een aantal vragen die je je kan afstellen tijdens het schrijven van de biografie:
|
|
|
|
* Waarom is het onderwerp van de presentatie belangrijk voor je?
|
|
* Welke ervaring heb je ermee of hoe pas je het zelf toe?
|
|
* Wat doe je voor werk of waar heb je gewerkt? Wat voor functie(s)?
|
|
* Heb je iets bijgedragen aan speciale of publieke projecten?
|
|
* Wat heb je zelf met open standaarden en open source?
|
|
* Heb je software geschreven? Zo ja, welke namen?
|
|
* Schrijf of blog je wel eens iets?
|
|
* Waar kunnen we meer over over je lezen?
|
|
* Heb je relevante hobbies en passies? Wat drijft je?
|
|
* Op welke social media ben je actief?
|
|
|
|
Voor de leesbaarheid is het aan te raden om de biografie in een derde persoon te schrijven. In plaats van "Ik ...", begin je dan met "[Voornaam achternaam] ..." en gebruik je je voornaam in vervolgzinnen.
|
|
|
|
#### Foto
|
|
|
|
Op onze website en programmaboekje willen we graag een compleet geheel hebben. Daar hoort natuurlijk een foto bij, zodat het gezicht achter de presentatie ook bekend is. We stellen geen harde eisen aan de foto, maar waarderen het wel als de kwaliteit en formaat groot genoeg is. Uiteraard verwachten we een "degelijke" foto en meestal is een foto van het gezicht dan ook het meest geschikt. Een foto die iemand bijvoorbeeld op LinkedIn zou gebruiken, voldoet vaak.
|
|
|
|
### Te technisch kan niet
|
|
|
|
Gezien ons publiek over het algemeen een stevige technische basis heeft, is het nagenoeg onmogelijk om een presentatie te geven die teveel techniek bevat. Ben je specialist en heb je een interessant verhaal, ga dan gerust (opbouwend) de diepte in.
|
|
|
|
### Dialoog met publiek
|
|
|
|
We hebben een mondig publiek dat niet bang is vragen te stellen of een debat te starten. We stellen het op prijs als interactie met het publiek wordt opgezocht. Als spreker is het wel zaak om duidelijk aan te geven wanneer vragen gesteld kunnen worden en om over de beschikbare tijd te waken.
|
|
|
|
### Presentaties met commerciële boodschap
|
|
|
|
Verkooppraatjes worden niet gewaardeerd. Het aanbevelen van commerciële producten of diensten zal dus ook niet in de smaak vallen bij onze bezoekers. De programmacommissie doet haar best om dit soort presentaties voortijdig te screenen.
|
|
|
|
### Alternative subjects
|
|
|
|
In doubt if a topic is still a good match? Feel free to reach out and contact our programma committee!
|
|
|
|
### Multiple submissions
|
|
|
|
We encourage participicants to the CFP to submit multiple submissions. This will increase your chances and also gives the programme committee to select a talk that fits with the rest of event schedule.
|
|
|
|
### Submittion an existing presentation
|
|
|
|
Already gave the presentation before? Let us know in the submission notes, preferably including a video or the presentation itself. This simplifies the selection and gives us a better insight if there is a good fit.
|
|
|
|
## Werkwijze programmacommissie
|
|
|
|
### Openen CFP
|
|
|
|
Nadat een conferentie is geweest, opent de programmacommissie een nieuwe Call for Proposals. We gebruiken hierbij meerdere rondes (met een maximum van 3). In de eerste ronde starten we met de promotie van de conferentie en delen we de CFP op onder andere social media en de website.
|
|
|
|
### Beoordelen van inzendingen
|
|
|
|
Sinds 2023 werken we met een nieuwe CFP-systeem. Hierbij laten leden van de programmacommissie een review achter per inzending. Tevens krijgt iedere inzending een beoordeling. Deze beoordeling komt neer op drie mogelijkheden:
|
|
|
|
* Ja, deze inzending is interessant
|
|
* Twijfel, heeft mogelijk nog extra aanpassing nodig
|
|
* Nee, helaas (nog) niet geschikt
|
|
|
|
Tijdens onze PC-vergaderingen bespreken we de uitkomst van deze beoordelingen. Inzendingen die we overwegend positief beoordelen hebben een grote kans om geselecteerd te worden.
|
|
|
|
### Bevestigen en afkeuren van inzendingen
|
|
|
|
Als we positief gestemd zijn over een inzending gaan we over tot bevestiging. We versturen dan een bevestiging en introduceren Debbie , die ons helpt met de organisatie van de evenementen. Hierbij valt de denken aan zaken zoals een eventuele hotelovernachting, dieetwensen of andere voorkeuren.
|
|
|
|
Het kan natuurlijk ook gebeuren dat we minder enthousiast zijn over een inzending. In dat geval laten we dat ook weten en waar het kan met een korte onderbouwing. Als de inzending volgens ons een twijfelgeval is, kan het zijn dat we vragen om het abstract te herzien of zelfs een alternatief onderwerp te kiezen.
|
|
|
|
Als een inzending wordt geselecteerd en de betreffende spreker heeft meerdere inzendingen ingediend, dan laat de programmacommissie haar voorkeur weten. De andere inzending(en) van die spreker komen dan te vervallen of worden doorgezet naar een volgende evenement. Eventueel kan een spreker worden gevraagd een ander onderwerp als backup te houden, bijvoorbeeld bij uitval van een andere spreker.
|
|
|
|
Het moment van bevestigen is afhankelijk in welke fase we zitten. Vooral in de eerste ronde sparen we de inzendingen even op, zodat we als programmacommissie ook de tijd hebben om zelf potentiële sprekers te benaderen. Denk hierbij aan buitenlandse sprekers die wellicht nog niet bekend zijn met onze vereniging, maar vaak ervaren sprekers binnen een specifiek onderwerp zijn. Naarmate we dichter bij de conferentie komen kan het zijn dat we tussendoor al sprekers bevestigen, zeker als het merendeel van de programmacommissie zeer positief is over een inzending.
|
|
|
|
### Publication and event schedule
|
|
|
|
Upon the approval and confirmation of more submissions, the names of speakers and the title of the talks will be added to the event page. This is also the moment when the event will be promoted, such as on our social media channels. When most slots are filled, the schedule of the event will be created. Typically all related topics will be near each other and depending on the availability of speakers, the order will be defined.
|