Eerste versie van Engelstalige CFP-tips

content/evenementen/nluug/cfp/index.en.md

@@ -0,0 +1,183 @@
+---
+categories:
+- events
+content_types:
+- article
+date: 2023-06-16T16:41:30+02:00
+description: "Deze pagina beschrijft voor zowel potentiële sprekers als onze programmacommissie hoe we omgaan met een Call for Proposals."
+review:
+  last_review: 2023-06-16
+  reviewed_by: michael-boelen
+  period: 365
+url: /events/nluug/cfp/
+tags:
+- cfp
+title: "Call for Proposals"
+is_event: false
+---
+
+We would like to be open about our Call for Proposals (CFP) process. This page describes how our programme committee works and what we like to offer to our speakers. This includes tips to provide an even more convincing submission, so that the chance increases your talk is being accepted.
+
+## Subjects
+
+For our conferences we like the following subjects (and more):
+
+* Automation
+* Content Management Systems (CMS)
+* Configuration management
+* Cryptography and crypto analysis
+* Databases
+* Home automation
+* Information security
+* Internet (standards, technical aspects)
+* Interesting events and historie
+* Netwerk (analyze, firewalls)
+* Open source
+* Open standards
+* Operating systems
+* Programming languages
+* Privacy
+* Software development
+* Tools
+* Web technology
+
+This list is just an indication of the topics that we typically like to see. But other topics can be still interesting, especially if they are related to recent events or ongoing developments within our field of expertise.
+
+## Format
+
+A default speaker slot is 45 minutes. This includes the time to answer questions. Workshops are typically two slots, so 90 minutes in total.
+
+## Audience
+
+Our audience is technical oriented and includes generalists and specialists. Most have affinity with system administration, often with additional knowledge or specialization. Within this audience we also have people who have a primary focus on software development, while others have management experience or doing project management. Information security is another common interest area for our audience.
+
+## What do we offer speakers?
+
+Speakers will receive the following benefits:
+* Free access to our conference
+* Lunch, coffee/tea/beverages
+* Invitation to join our speakers dinner
+
+### Hardware
+
+By default we have a wireless microphone, big screen with HDMI input and timer. Most speakers use their own notebook, but when needed our organization can provide one. For specific wishes, including other input options, the speaker can consult with our organization to see what is possible.
+
+### Location and facilities
+
+There is an internet connection available within the hotel. Stability of this connection is not guaranteed. We advise speakers to be careful with presentations that rely on a steady internet connection, especially when doing a live demo. Where possible use local resources on your notebook.
+
+We can assist speakers with travel and their stay. Our goal is that speakers don't have to make costs to present at our conference, or at least to limit it as much as possible. Together with the speaker we look at the options. Such arrangments should therefore always been discussed upfront.
+
+
+
+## Tips voor sprekers
+
+Uiteraard willen wij als organisatie de kans voor iedereen vergroten om een presentatie te komen geven. We hebben diverse tips voor iedereen die een inzending overweegt.
+
+### De basis: titel, abstract, biografie, foto
+
+We verlangen van iedere inzending een titel en een spetterende en wervende abstract. In de eerste instantie is deze gericht om de programmacommissie te overtuigen dat het een geschikte lezing is. Na goedkeuring krijgt de belangrijkste groep de abstract te zien: de bezoekers. Een goedgeschreven abstract is daarom even belangrijk als een goed voorbereide presentatie.
+
+#### Abstract
+
+Een abstract dient duidelijk geschreven te zijn en de lezer te prikkelen. Wat algemene tips:
+
+* Schrijf het abstract alsof je het aan een goede bekende zou beschrijven
+* Een abstract hoeft zeker geen proza te worden, maar 10 regels of meer vormt een goede basis
+* Hou het taalgebruik luchtig en gebruik humor waar dat passend is
+* Gebruik niet te lange zinnen en pas op met teveel terminologie en technische afkortingen
+* Controleer de tekst en gebruik spellingscontrole
+* Laat gerust een bekende het abstract lezen
+
+Een goed abstract zal de volgende vragen bij onze bezoekers beantwoorden:
+
+* Wat is het doel van deze presentatie?
+* Wat ga ik leren door deze lezing bij te wonen?
+* Op wie of welk niveau is deze lezing gericht?
+* Is er bepaalde voorkennis nodig?
+* In welke taal zal de presentatie worden gegeven?
+
+#### Titel
+
+Onderdeel van de abstract is de bijbehorende titel. Deze dient te prikkelen, maar wel een duidelijke referentie te hebben naar het onderwerp. Soms is eenvoud het beste, soms een titel met de nodige humor. Maak de titel niet te lang, maar wel dat deze de lading van de presentatie dekt.
+
+Heb je geen inspiratie voor je titel? Maak dan eerst het abstract compleet en kijk eens tussen de lezingen van voorgaande jaren op onze website.
+
+#### Biografie
+
+De programmacommissie en onze bezoekers willen weten wie een spreker is. Waarom is dit de juiste persoon om iets over een bepaald onderwerp te vertellen? Het is daarom raadzaam om je biografie aan te passen aan het onderwerp en relevante ervaringen te vermelden. Uiteraard willen we graag wat meer weten over jou als spreker. Een aantal vragen die je je kan afstellen tijdens het schrijven van de biografie:
+
+* Waarom is het onderwerp van de presentatie belangrijk voor je?
+* Welke ervaring heb je ermee of hoe pas je het zelf toe?
+* Wat doe je voor werk of waar heb je gewerkt? Wat voor functie(s)?
+* Heb je iets bijgedragen aan speciale of publieke projecten?
+* Wat heb je zelf met open standaarden en open source?
+* Heb je software geschreven? Zo ja, welke namen?
+* Schrijf of blog je wel eens iets?
+* Waar kunnen we meer over over je lezen?
+* Heb je relevante hobbies en passies? Wat drijft je?
+* Op welke social media ben je actief?
+
+Voor de leesbaarheid is het aan te raden om de biografie in een derde persoon te schrijven. In plaats van "Ik ...", begin je dan met "[Voornaam achternaam] ..." en gebruik je je voornaam in vervolgzinnen.
+
+#### Foto
+
+Op onze website en programmaboekje willen we graag een compleet geheel hebben. Daar hoort natuurlijk een foto bij, zodat het gezicht achter de presentatie ook bekend is. We stellen geen harde eisen aan de foto, maar waarderen het wel als de kwaliteit en formaat groot genoeg is. Uiteraard verwachten we een "degelijke" foto en meestal is een foto van het gezicht dan ook het meest geschikt. Een foto die iemand bijvoorbeeld op LinkedIn zou gebruiken, voldoet vaak.
+
+### Te technisch kan niet
+
+Gezien ons publiek over het algemeen een stevige technische basis heeft, is het nagenoeg onmogelijk om een presentatie te geven die teveel techniek bevat. Ben je specialist en heb je een interessant verhaal, ga dan gerust (opbouwend) de diepte in.
+
+### Dialoog met publiek
+
+We hebben een mondig publiek dat niet bang is vragen te stellen of een debat te starten. We stellen het op prijs als interactie met het publiek wordt opgezocht. Als spreker is het wel zaak om duidelijk aan te geven wanneer vragen gesteld kunnen worden en om over de beschikbare tijd te waken.
+
+### Presentaties met commerciële boodschap
+
+Verkooppraatjes worden niet gewaardeerd. Het aanbevelen van commerciële producten of diensten zal dus ook niet in de smaak vallen bij onze bezoekers. De programmacommissie doet haar best om dit soort presentaties voortijdig te screenen.
+
+### Alternatieve onderwerpen
+
+Twijfel je of een onderwerp wel goed past? Neem dan gerust eerst contact op met onze programmacommissie.
+
+### Meerdere inzendingen zijn welkom
+
+Een spreker die meerdere inzendingen indient maakt over het algemeen meer kans om geselecteerd te worden. Vaak kiest de programmacommissie een inzending die het beste bij de rest van het programma past of het meest aanspreekt. Een onderwerp dat actueel zou de voorkeur kunnen hebben.
+
+### Eerder gegeven presentaties
+
+Heb je de presentatie al eerder gegeven? Dan horen we dat graag, het liefst inclusief een video en/of presentatie. Zo kunnen we de inzending nog eenvoudiger beoordelen qua inhoud.
+
+
+
+## Werkwijze programmacommissie
+
+### Openen CFP
+
+Nadat een conferentie is geweest, opent de programmacommissie een nieuwe Call for Proposals. We gebruiken hierbij meerdere rondes (met een maximum van 3). In de eerste ronde starten we met de promotie van de conferentie en delen we de CFP op onder andere social media en de website.
+
+### Beoordelen van inzendingen
+
+Sinds 2023 werken we met een nieuwe CFP-systeem. Hierbij laten leden van de programmacommissie een review achter per inzending. Tevens krijgt iedere inzending een beoordeling. Deze beoordeling komt neer op drie mogelijkheden:
+
+* Ja, deze inzending is interessant
+* Twijfel, heeft mogelijk nog extra aanpassing nodig
+* Nee, helaas (nog) niet geschikt
+
+Tijdens onze PC-vergaderingen bespreken we de uitkomst van deze beoordelingen. Inzendingen die we overwegend positief beoordelen hebben een grote kans om geselecteerd te worden.
+
+### Bevestigen en afkeuren van inzendingen
+
+Als we positief gestemd zijn over een inzending gaan we over tot bevestiging. We versturen dan een bevestiging en introduceren Debbie , die ons helpt met de organisatie van de evenementen. Hierbij valt de denken aan zaken zoals een eventuele hotelovernachting, dieetwensen of andere voorkeuren.
+
+Het kan natuurlijk ook gebeuren dat we minder enthousiast zijn over een inzending. In dat geval laten we dat ook weten en waar het kan met een korte onderbouwing. Als de inzending volgens ons een twijfelgeval is, kan het zijn dat we vragen om het abstract te herzien of zelfs een alternatief onderwerp te kiezen.
+
+Als een inzending wordt geselecteerd en de betreffende spreker heeft meerdere inzendingen ingediend, dan laat de programmacommissie haar voorkeur weten. De andere inzending(en) van die spreker komen dan te vervallen of worden doorgezet naar een volgende evenement. Eventueel kan een spreker worden gevraagd een ander onderwerp als backup te houden, bijvoorbeeld bij uitval van een andere spreker.
+
+Het moment van bevestigen is afhankelijk in welke fase we zitten. Vooral in de eerste ronde sparen we de inzendingen even op, zodat we als programmacommissie ook de tijd hebben om zelf potentiële sprekers te benaderen. Denk hierbij aan buitenlandse sprekers die wellicht nog niet bekend zijn met onze vereniging, maar vaak ervaren sprekers binnen een specifiek onderwerp zijn. Naarmate we dichter bij de conferentie komen kan het zijn dat we tussendoor al sprekers bevestigen, zeker als het merendeel van de programmacommissie zeer positief is over een inzending.
+
+### Publiceren sprekers en opstellen programma
+
+Naarmate steeds meer inzendingen worden bevestigd, zullen de namen van de sprekers worden opgenomen op de pagina van het evenement. Dit is ook het moment waarop de het evenement steeds meer gaan promoten. Als we (bijna) alle beschikbare sloten hebben gevuld, dan zullen we het programma gaan samenstellen. De sloten worden dan zodanig ingevuld dat we zo goed mogelijk vergelijkbare onderwerpen in dezelfde track plaatsen en tevens rekening houden met wensen van sprekers.
+
+